Met een hoge ambitie én flink wat beperkende fysieke elementen was de Tesselschadestraat 4 in Leeuwarden een grote uitdaging als Kantoor vol Energie pilot. De hoogbouw van zeven verdiepingen met klein dakoppervlak, waar de Belastingdienst huisvest, heeft een monumentaal karakter dat behouden moet blijven. De uitdaging: van label G naar energieneutraal.

De ontwikkelruimte van een pilotstatus

“We wisten dat Energieneutraal (ookwel A+++) sowieso niet haalbaar was, maar de aanbestedingsvorm stimuleerde wel om te kijken wat wel mogelijk was. De beperking tot het plot, een van de basiselementen van Kantoor vol Energie, maakte de uitdaging voor ons nog groter – naast het monumentale karakter en de omvang van het gebouw van zeven verdiepingen in relatie tot het kleine dakoppervlak”, vertelt architect Judith Rodenburg. “Als architect vind ik natuurlijk ook dat het gebouw wel in zijn verband moet blijven. Ludieke ideeën als een glazen stolp eromheen zetten om het gebouw beter te isoleren, zijn vanuit de ruimtelijke kwaliteit dan ook geen optie.”

In het verleden werd de duurzaamheidsambitie als een minimumeis geformuleerd. “Maar de klimaateisen zijn vele malen ambitieuzer dan het bouwbesluit. De oplossing is niet zo eenvoudig als een eis om energieneutraal te worden, voor zover dat al eenvoudig is. Ook oplossingen in termen van gedrag of bijvoorbeeld samenwerking zijn onderdeel van het vraagstuk” aldus inkoper Wilco Kraamer. “Denk bijvoorbeeld aan pragmatische oplossingen waarbij koukleumen aan de warme kant van het gebouw een werkplek zoeken. We moeten leren om parameters slim te gebruiken, zodat we flexibeler worden in onze ontwerpen en de manier waarop we daar vorm aan geven. Het loslaten van eisen hoort daarbij omdat het de ruimte geeft om na te denken over nieuwe dingen.”

Wat ik vooral geleerd heb, is dat de open houding het verschil maakt om te kunnen groeien.

Technisch leek de opgave, met alle beperkingen en de omvang van het plot onmogelijk. Maar een pilotstatus biedt ook experimenteerruimte voor Judith. “Een pilotproject moet voor alle betrokkenen worden ervaren als ‘een pilot’. Nu was dit alleen het geval voor het Rijksvastgoedbedrijf, en niet voor de gemandateerd opdrachtgever Directoraat-generaal Overheidsorganisatie van Rijkswaterstaat (DGOO-RWS) en ICT-Dienstverlening (IDV) en Concerndienstverlening (CDV RWS). Dat leverde wel wat gedoe op, ook al was iedereen erg enthousiast. Als iedere betrokken partij handelt en denkt vanuit hetzelfde uitgangspunt, namelijk een pilotproject, dan werkt dat een stuk gemakkelijker. Regel dit dus al goed in je projectopdracht. Nu trok de energie soms weg doordat we terugvielen op oude vertrouwde patronen, van veel vrijheden in vraagspecificatie naar de oude manier van alles vast willen leggen.”

Wilco Kraamer: We moeten leren om parameters slim te gebruiken, zodat we flexibeler worden in onze ontwerpen en de manier waarop we daar vorm aan geven

“In het kader van het programma ‘Kantoor vol Energie’ werd T4 een pilot”, vervolgt Judith. “We ontdekten al vrij snel, dat om tot oplossingen te komen voor een volledig energieneutraal gebouw en gemeentelijk monument, we niet alleen naar het gebouwniveau moet kijken maar veel meer de directe omgeving moeten meenemen. Wees dus flexibel in je vraagstelling en stel deze zo nodig bij naar nieuwe inzichten. Die flexibiliteit moet je krijgen binnen een pilot.”

“Maar pilot of niet: als Rijk moeten we ons opstellen als een professionele partner. We mogen dus ook met een bescheidenere uitvraag vertrouwen op de ambitie en kwaliteiten van de markt”, vindt Wilco. “Een onrealistische eis of uitvraag motiveert niet. Voor de Tesselschadestraat hebben we uitgerekend dat een verbruik van maximaal 60 kilowattuur (kWh/m2), in plaats van het huidige verbruik van 146 kWh/m2 een realistische eis was. Als we streven naar nul op de meter (0 kWh), terwijl de contracteis 60 kWh is, dan ga je aan je doel voorbij. Ga daarom uit van een realistische eis als basis in het contract en stel een ambitieuze eis die mogelijk haalbaar is als onderdeel van de gunning. Voor deze opgave hadden we bepaald dat een verbruik van 30 kWh/m2 zeer ambitieus is. Communiceer dan ook deze ambitie in plaats van een verbruik van 0. Partijen proberen altijd te scoren, dat is hoe zij hun ambitie laten zien. Toon vertrouwen. Zeker bij een complexe opgave: beperk jezelf niet teveel.”

Meten is weten, zonder de mogelijkheden te beperken

Een kader of bepaalde eis die meetbaar is, biedt echter wel de nodige houvast licht Wilco toe. “De kunst is om de meetlat in de gunning zo breed te formuleren, dat je maximaal resultaat krijgt. Zo kunnen partijen hun verschillende oplossingen binnen de kaders kwijt. Tegelijkertijd moet je verschillende oplossingen wel met elkaar kunnen vergelijken om tot een eerlijke beoordeling te komen. In een eerder project ontwierpen we daarom een zogenaamd ‘knoppenmodel’. De knoppen, bijvoorbeeld verbruik, opwekking op locatie, tijdstip waarop energieneutraliteit behaald wordt, waren de verschillende onderwerpen en moesten gezamenlijk een bepaalde totaalscore behalen. Maar in de praktijk, of bijvoorbeeld na gunning, was er wel ruimte om aan de verschillende knoppen te draaien – zolang de totaalscore maar gelijk bleef.”

Judith Rodenburg: Wees flexibel in je vraagstelling en stel deze zo nodig bij naar nieuwe inzichten. Die flexibiliteit moet je krijgen binnen een pilot.

“We zijn anders gaan denken over hoe we gaan aanbesteden.” Judith en Wilco werken inmiddels voor het Stationsgebied Arnhem aan een nieuwe aanpak, gebaseerd op partnerschap. Judith: “We doen als kernteam ons huiswerk, maar geven elkaar de ruimte om te kunnen innoveren. We kijken naar integrale duurzaamheid: van stedenbouw tot CO2 -uitstoot. De ambitie wordt wel uitgesproken: het minimum wordt hard gemaakt in eisen en in de gunning wordt ruimte gegeven voor ambitie. Zo geven we onze partner de ruimte.”

Met de ontwikkeling van deze denkwijze, ontwikkelt ook de contractvorm, aldus Wilco: “Contractvormen als DBFMO en UAV-GC moeten vernieuwen. De vraagspecificatie moeten we door ontwikkelen, zoals functioneler specificeren en slimme betalingsmechanismen. Daarnaast is winst te halen door in kleine hechte teams te werken, waarbij we snel kunnen schakelen en actief met elkaar in gesprek kunnen gaan.

Dialooggesprekken tussen het RVB en de markt bieden ook veel mogelijkheden als het gaat om hoge ambities en bijzondere uitdagingen. Het is belangrijk hoe je je daarbij opstelt en wat je van elkaar verwacht. Zorg voor een duidelijke focus in de dialoog. Wat is de kern van de opgave, wat vinden wij als RVB belangrijk. Geef expliciet aan dat alles bespreekbaar is, zowel risico’s die bij de opgave horen, als de eisen die gesteld zijn. Indien de markt andere ideeën heeft die een goede invulling geven aan de doelstelling, maar belemmerd worden door de minimale eisen is dat onderdeel van de dialoog. De uitvraag biedt houvast, een vertrekpunt om daarna samen te kunnen bepalen welke onderwerpen de moeite van het dialoog waard zijn. Anders beland je in een oneindige discussie.”

Judith: “De vernieuwing in het project T4 zat hem in de manier waarop we dit project aan zouden besteden, namelijk met zo min mogelijk vastgelegde eisen, met de nadruk op samenwerken en met hoge ambities. We wisten dat we de markt hard nodig hadden om te komen tot een volledig energieneutraal gebouw. Ook hebben we de M (Maintain) + E (Energie) component aan het gangbare DB (Design Build) contract gekoppeld waardoor een DBME contract ontstond. Op deze manier wilden we samen met de markt tot de juiste innovatie komen: zowel energieneutraal worden als de architectonische kwaliteit van dit gemeentelijk monument versterken en de stedenbouwkundige inbedding te verbeteren.”

Een onrealistische eis of uitvraag motiveert niet

“Let op dat je de eisen die er zijn, niet beperkt op basis van de voorbeelden die je kent. Aan het begin van het traject moet je de oplossing nog niet vastleggen. Het is belangrijk om alleen die eisen te stellen die betrekking hebben op de kern van het probleem van de opgave. Dit zijn de doelen, de kritieke succesfactoren en de functies waar de huisvesting aan moet voldoen. Schrijf alleen oplossingen voor, als het zeker is dat er geen andere gewenste oplossingen zijn. Bepaal vervolgens een meetlat op basis waarvan de verschillende aanbiedingen bij de gunning vergeleken kunnen worden. Er zijn voorbeelden bekend dat aanbiedingen worden beoordeeld op kansen die de marktpartijen zien waarvan het niet zeker is of de opdrachtgever ook geld heeft voor de realisatie daarvan. Wanneer deze kansen niet gerealiseerd worden vind ik dat niet redelijk richting de andere marktpartijen omdat zij, zonder deze niet-realistische kansen, mogelijk een betere aanbieding hebben. Een redelijke meetlat helpt dus, ook voor ons als opdrachtgevers, om een eerlijke beoordeling te kunnen maken”, aldus Wilco.

De Tesselschadestraat

Daar is Judith het mee eens. “Wij zijn ambitieus, maar realistisch. We willen onszelf ontwikkelen; iets nieuws leren en ontdekken. Maar een ambitieuze, algemene eis moet wel in een bepaalde context bekeken worden. Daarom vind ik ook de interne brainstormsessies, met techneuten, architecten en bijv. duurzaamheidsadviseurs, zo leuk.”

In gesprek met een professionele partner

Idealiter bepaalt het Rijksvastgoedbedrijf haar strategie op voorraadniveau. “Dat betekent dat we keuzes maken in hoe we met ons vastgoed omgaan. Hoe en wanneer koop je in? Op voorraadniveau kun je efficiëntere afwegingen maken: door bijvoorbeeld bij monumenten een lagere duurzaamheidsambitie te hanteren (daar is de investering immers het hoogst) en bij kantoorgebouwen in te zetten op maximaal” aldus Wilco. “Het is dan frustrerend dat een oplossing zich moet beperken tot gebouwniveau. Natuurlijk moet je proberen op gebouwniveau het maximaal haalbare te doen. Dat is prima te combineren met een gebiedsaanpak: zo kunnen de beide mogelijkheden elkaar versterken”, volgens Judith. “Wat ik vooral geleerd heb, is dat de open houding het verschil maakt om te kunnen groeien.

Iedereen moet vanuit zijn eigen discipline en perspectief mee kunnen denken en de vrijheid voelen om deel te kunnen nemen in het gesprek of ideeën aan te kunnen dragen. In tegenstelling tot de nog veel te vaak strikte dialooggesprekken, waarin je niets durft te zeggen zonder naar de aanwezige jurist te kijken. Dat moet anders. We moeten durven om een open gesprek te voeren op basis van vertrouwen. Maar waarin het level playing field uiteraard gelijk blijft.”

“In het ideale scenario is er dus sprake van maximale interactie met veel ruimte voor ontwikkeling, wat resulteert in een professioneel maar zakelijke overeenkomst. Bij dialooggesprekken zou je zelfs de agenda ter discussie kunnen stellen. Wij willen het minimaal hebben over deze drie punten, welke punten willen jullie graag bespreken?

Samen help je elkaar de risico’s te beheersen, samen bespreek je elkaars belangen en hoe je elkaar daarbij zoveel mogelijk kan helpen, maar uiteindelijk doet wel ieder zijn eigen werk.”

Uiteindelijk is het project Tesselschadestraat 4 (T4) van label G naar energieneutraal niet doorgegaan. “Maar de geleerde lessen nemen we mee in andere projecten zoals in het project DOEN 2.0, Stationsgebied Arnhem”, aldus Judith. “Net voor de publicatie van de uitvraag, bleek dat er verderop in de straat veel leegstand was ontstaan in een ander Rijkspand. De helft van het programma van eisen kon hier geplaatst worden, in plaats van in T4. Dit was teleurstellend omdat er veel werk was verricht, maar dit bood weer mooie nieuwe kansen voor het gebied en voor andere innovatieve projecten, zoals Skills in de Stad.”