Als innovatieprogramma beweegt het Platform31 programma Kantoor vol Energie zich langs de lijn van de spraakmakende woorden van Steve Jobs: “Stay hungry, Stay foolish”. Om tradities en patronen te doorbreken moeten we nu eenmaal anders naar vraagstukken kijken, andere verbindingen leggen en daarover het gesprek durven voeren. Een aanpak waarbij ‘kosten kansen opleveren’ en ‘fouten leermomenten worden’ en teleurstellingen de motivatie worden om door te gaan.

In de ruim zes jaren die nu achter ons liggen is vanuit alle programmaonderdelen en projecten voor en door de kantorenmarkt een procesaanpak ontwikkeld. Niet van achter een bureau maar werkelijk in de praktijk hebben we letterlijk ervaren wat houding, gedrag en bedrijfscultuur kunnen doen met initiatieven. Maar ook door tools te ontwikkelen en educatieprogramma’s op te zetten en pilotprojecten aan te jagen en daarmee opschaling na te streven.

Het begon allemaal in 2010 met de vraag vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken om alle belemmeringen inzichtelijk te maken die de transitie van bestaande kantoren naar energieneutrale kantoren in de weg staan. De reactie van gebouweigenaren (utiliteit) op de vraag waarom ze niet verduurzamen, werd bij het doorvragen al snel duidelijk: ‘waarom zou ik?’ ‘Gebruikers vragen er toch niet om?’ Stel je de vraag aan gebruikers, dan roept het verschillende reactie op: ‘Kan ik daar om vragen dan?’ of ‘De terugverdientijd is te lang.’

Focus

De focus die we vervolgens aan het programma hebben gegeven was eenvoudig: als er geen vraag naar energieneutrale kantoren is, dan gaan we die creëren. Dat deden we onder andere met een oproep en een beloning van € 250.000 aan elke deelnemer die met energieambities verder wilde gaan dan alleen maar een Label A++. Er moest minimaal zestig procent energie worden bespaard en na renovatie werd gecontroleerd of de energiereductie ook in de gebruiksfase daadwerkelijk werd bereikt. Stapsgewijs energie besparen voorziet nu eenmaal niet in een omslag van denken.

Om direct voor energieneutraal te gaan laat zien dat wat in eerste instantie niet mogelijk leek, wel mogelijk blijkt te zijn. Aangejaagde projecten zoals Gasterra Groningen, Renoflex Delft, Flevogebouw Zwolle en Alliander Duiven hebben laten zien dat, met een aansprekende ambitie met een minimale randvoorwaardelijke eis voor onder andere energie, de markt reageert en in staat is dat ook te leveren. Er waren zelfs partijen die over-performen om zo te laten zien wat er allemaal al mogelijk is. In aanvang vaak nog niet altijd als geheel (integraal), maar wel zeker excellerend op deelaspecten.

Integrale benadering

Navolgende aansprekende processen op basis van de Kantoor vol Energie aanpak als het FUMOgebouw in Leeuwarden, RHDHV Amsterdam, Tesselschadestraat 4 in Leeuwarden, Waterschap Zuiderzeeland in Lelystad en de gemeente Eindhoven bevestigen de beweging van ambitiedefinitie naar meervoudige waardecreatie en haalbaarheid middels dialoog en een integrale benadering.

Wytze Kuyper in zijn rol als aanjager van het KVE programma

Koplopersprogramma

Medio 2013 hebben de eerste corporate huurders zich actief onderworpen aan het Koplopersprogramma. Een programma van vijf middagsessies in een periode van vier maanden om het huisvestingsvraagstuk opnieuw te gaan definiëren. Dit MVO Koplopersprogramma met de deelnemers ANWB, BDO, PWC, ATOS, VEBEGO en TNO hebben inzichtelijk gemaakt dat huisvesting geen kostenpost is maar een bedrijfsmiddel, waarbij je met ‘energiebesparing’ als enige uitgangspunt gebouwen niet hoogwaardig kan verduurzamen. Immers, de kosten van huisvesting bedragen slechts tien procent van de totale bedrijfskosten en energie bedraagt vervolgens slechts tien procent van de huisvestingskosten. Een energieneutrale renovatie is daardoor onmogelijk te financieren vanuit de energierekening. Het is daarom veel zinvoller om de huisvesting in te zetten om de organisatie beter te laten renderen.

Met een multidisciplinaire blik is vanuit het belang van de gebruiker een inventarisatie gemaakt hoe huisvesting een bijdrage kan leveren op het primaire bedrijfsproces van de organisatie en welke rol energie hierin heeft. Het is een praktische aanpak geweest om te komen tot een transitieformule die ons allemaal gaat uitdagen. Het is nu niet meer de vraag of het mogelijk is, het is inmiddels ook een noodzakelijke en maatschappelijke opgave geworden.

Inmiddels is wel duidelijk dat ‘innovatie- en transitieprojecten niet lukken door doemscenario’s te schetsen. Het begint bij het verkennen en vervolgens opstellen van gedeelde uitgangspunten en het beantwoorden van uitdagende vragen zoals: wat wil je bereiken als organisatie, waarom wil je dat, wat heb je daar voor nodig en wie heb je daar voor nodig?

Maar vooral:
  • Begin met een droom!
  • Formuleer een integrale ambitie!
  • Stel de juiste vragen
  • Voer een dialoog met de markt
  • Benut kansen in de aanbesteding
  • Werk aan wederzijds begrip en intern vertrouwen
  • Frequent tussentijds evalueren is een must
  • Randvoorwaarden (intern/ extern)
  • Persoonlijke urgentie is de drijfveer
  • Integrale benaderingen – meer dan energie (CO2)
  • Zelfde taal leren spreken
  • Gezamenlijke ambitie als vertrekpunt
  • Rekenschap geven aan economische en maatschappelijke impact
  • Ruimte bieden om te experimenteren naast het bestaande proces
  • Borgen van de ambitie/ opgave
  • Impact op organisatiestructuur en -cultuur bespreekbaar maken
  • Ontwikkel dialoog met ketenpartners
  • Behoefte aan langdurige samenwerking/ samen door willen ontwikkelen

De ervaringen hebben geleerd dat de programma aanpak van Kantoor vol Energie mensen en organisaties richting de gewenste situatie brengt. Het is niet een droom, het is de reis en uiteindelijk de gezamenlijk gedragen bestemming die dit werkelijkheid laat worden. En die bestemming is een productieve, gezonde en aantrekkelijke en tevens energieneutrale werkomgeving, die bijdraagt aan het optimaal functioneren van medewerkers binnen de organisatie met tevens een minimale CO2 voetafdruk.

Effectieve werkomgeving

Ga met een bredere oriëntatie gesprekken aan met o.a. MVO-managers, CSR-managers, facility-management, inkoop, HRM, asset- en propertymanagement, vastgoedbeleggers, taxateurs, installateurs, bouwende ontwikkelaars en banken/financiers. Dan tekenen zich contouren af van de opgebouwde regels, tradities en gewoonten die vastgoed en vastgoedbeleggingen verarmd hebben tot een financieel product en niet tot een bedrijfsmiddel ten dienste van de gebruiker.

Een succesvolle organisatie is voor het optimaal en vitaal laten functioneren van een medewerker door middel van een effectief gebruik van vierkante meters, kostenbesparing op energie, onderhoud en een werkomgeving als verlengstuk van de bedrijfsidentiteit, kortom een effectieve werkomgeving.

Volharding

Het vereist echter de nodige urgentie en volharding om duurzame doelstellingen en ambities ook daadwerkelijk integraal van de grond te krijgen. De kantorenmarkt (utiliteitsbouw) is zo’n markt die als financieel product niet of slechts eenzijdig naar de opgave van het verduurzamen van bestaand vastgoed kijkt. De barrières hebben te maken met het uitblijven van scherpe wetgeving dan wel handhaving, ongeloof door het uitblijven van voorbeeldgedrag en voorbeelden vanuit de overheid, het uitblijven van een collectieve vraag vanuit de opdrachtgevers, gebruikers (huurders) en risico-perceptie en bereidheid om te investeren in toekomstige opbrengsten.

Het evalueren van projecten vormt na een realisatie geen vast onderdeel, waardoor het ontstaan van een sterke leercurve vooralsnog uitblijft. Het binnen budget realiseren van een project en het vermijden van risico’s blijven korte-termijn-doelen die waardebehoud, waardecreatie en waarde leveren tijdens de gebruikersfase op de lange termijn uitsluiten. Kortom, als we om ons heen kijken worden we ons eigenlijk bewust dat de ‘bestemming’ nu nog niet de werkelijkheid is, of beter gezegd nog niet de standaard. Lessen

De lessen die het Kantoor vol Energie-programma ons leren, is dat de vraag naar energieneutrale kantoorhuisvesting kan worden aangejaagd door gebruikers/huurders van kantoren op grote schaal een andere huisvestingsvraag te laten stellen aan de eigenaren/beleggers van die kantoren. Door de vraag drastisch te veranderen wordt het namelijk mogelijk om massaal een structureel beter aanbod te krijgen van de eigenaren.

De scope van energieneutraal staat daarbij niet op zichzelf. Het gaat ook om comfortabel, gezond, productief, goed voor het imago, etc. Daarin zit de meerwaarde voor de gebruikers van kantoren die kantoorhuisvesting in een ander daglicht zetten, namelijk huisvesting als bedrijfsmiddel in plaats van huisvesting als kostenpost. Als werkgever en als gebruiker van kantoorhuisvesting gaat het om het faciliteren van gezonde, comfortabele en effectieve werkplekken, waar de mensen het grootste deel van de werkweek doorbrengen en waar de organisatie mee geassocieerd wil worden. Dat is transformatie van een financieel vraagstuk naar de ‘social en economische value case’, waar de transitie naar energieneutraal naadloos in past.

Valuecasemodel

Om echt tot een andere kijk op vastgoed te komen en een kantoor niet langer te zien als een kostenpost, maar als een bedrijfsmiddel dat instrumenteel wordt ingezet voor het behalen van de organisatiedoelen, heeft Kantoor vol Energie de valuecase ontwikkeld. Hierin betrekken we ook de opbrengsten (value/ waarden) die ontstaan in andere domeinen van de organisatie (o.a. HR, communicatie en MVO). Wanneer we deze opbrengsten echt waarderen en onderdeel maken van de uitvraag en te garanderen prestaties, ontstaat de uitdaging om een kantoorrenovatie te realiseren volgens De Nieuwe Norm, voor een initieel budget dat niet hoger is dan een label A renovatie: De eenmalige renovatie kost niet meer dan €800,-/m2 BVO (indicatie voor een Label A renovatie). Er is gegarandeerd max energieverbruik: dat gaat om de gebouwgebonden energie + een genormeerd verbruik in kWh/m2 per jaar voor het gebruik – in totaal gemiddeld 50kWh/m2 per jaar. Er ontstaat een gegarandeerd binnenmilieuklimaat, waardoor er een arbeidsproductiviteitswinst ontstaat van €50,-/m2 BVO per jaar.* *Rapport Center for People and Building

De 12 stappen aanpak van Kantoor vol Energie aanpak

Het samenbrengen van een andere aanpak (proces), op basis van een heldere definitie wat je wil bereiken (inhoud) met een integraal opbrengsten model (financieel) heeft tot de ‘12 stappen aanpak’ geleid om tot een samenhangende, gedragen en aansprekende uitvraag te komen met heldere kaderstelling en bijbehorend budget.

  • Persoonlijke droom en dilemma’s (individuele interviews met stakeholders)
  • Plenaire kick-off met het initiële multidisciplinaire team (inspiratie & elkaar leren kennen en begrijpen)
  • Survey voor het bepalen van waarde indicatoren (gebruikers, team en management)
  • Uitwerken en samenbrengen waarden in waardemodel (integraliteit o.a. energie, klimaat, grondstoffen, binnenklimaat, gezondheid, flexibiliteit, imago, etcetera)
  • Validatie en kwantificeren van waardemodel (indicatie)
  • Formuleren van gezamenlijke ambitie/ droom (krantenartikel)
  • Uitwerken van FutureBackCast (kansen en bedreigingen voor realisatie)
  • Uitwerken Cirkel van Belang (interne borging van intentie, projectopgave en besluitvormingsprocedure)
  • Frequent evalueren van samenstelling teams, project en gestelde ambitie (borgen ambitie in beleid, uitvoer en opschaling)
  • Uitwerken ambities (doelstelling, scope, eisen en wensen)
  • Bepalen budget & randvoorwaarden (calculatie - TCO/ TCU/ LCA)
  • Uitwerken initiële uitvraag gericht op samenwerking

De Nieuwe Norm

De Nieuwe Norm is wat Kantoor vol Energie betreft de stip op de horizon voor alle (bestaande) kantoren in Nederland. De Nieuwe Norm staat voor een kantoor dat op locatie net zoveel energie opwekt als dat het kantoor en de kantoorgebruiker(s) nodig hebben. De Nieuwe Norm leidt tot een comfortabel en bovenal gezond kantoor waar men graag komt, werkt en aantoonbaar beter functioneert.

Stellen van de juiste vraag

Inmiddels is wel duidelijk dat een standaard aanbesteding op basis van een bestek het resultaat niet verder brengt dan een energiebesparing van ongeveer 60 procent. Een garantie op een comfortabel en gezonde werkomgeving zit daar niet in. Wanneer opdrachtgevers echter de markt uitdagen op basis van een ambitie (circulair, energieleverend, comfortabel en gezond), blijkt diezelfde markt prima in staat hier een propositie op te kunnen ontwikkelen. De nog schaarse voorbeelden hiervan leggen een aantal cruciale randvoorwaarden bloot die kunnen gaan leiden tot opschaalbare en haalbare samenwerkingsverbanden.

Het proces

Om inzicht te krijgen in elkaars ervaringen, belangen en ambities is een goed ingericht proces vooraf van essentieel belang. De uiteindelijke uitkomst van de gewenste samenwerking krijgt pas zijn beslag tijdens de gebruikersfase. De Kantoor vol Energie aanpak voorziet in het creëren en investeren in een samenwerkingsdynamiek door middel van een betekenisvol proces, een partnerschap of alliantie. Het gezamenlijk opstellen van ambitie, met een ondergrens, en een samenwerking tussen beleid en uitvoering zal leiden tot het echt kunnen opstellen van een aansprekende opdracht en een te formuleren uitvraag met randvoorwaarden en samenwerkingscriteria met de markt.

En nu verder

Er is in de afgelopen jaren ongelofelijk veel kennis en ervaringen opgedaan. Dat geeft inzicht om conclusies te trekken voor nu en de directe toekomst.

Betere huisvesting begint bij een goed gesprek

In mijn visie kan dan ook de opgave zoals bij het Rijksvastgoedbedrijf, het verduurzamen van 7000 gebouwen, wat neerkomt op 200 per jaar en dus één gebouw per dag, alleen realistisch zijn beslag krijgen als partijen niet tegenover elkaar staan, maar juist naast elkaar, in één ecosysteem, aan het werk gaan. De nieuw te definiëren samenwerkingsvorm vereist het veranderen van spelregels. We moeten afstappen van gedetailleerde contracten op projectbasis en sturen op langjarige deelafspraken met ketenpartners. Niet het inkoopcontract moet centraal staan, maar een nieuwe vorm van partnerschap. Juist het partnerschap zal innovatie, prestatieverbetering, ontwikkeling van technologie en opschaling en versnelling afdwingen én aanjagen. De nieuwe spelregels

Nieuwe spelregels en partnerschap gaan tevens zorgen voor stabiele inkomsten en stabiele prijzen en beschikbaarheid van mensen voor de uitvoer. Dat biedt ruimte aan het leren leren en evalueren van projecten en werken aan de wederkerigheid van de te behalen prestaties. Deze nieuwe regels gaan project overstijgend nieuwe elan geven aan het portefeuille management, het primaire proces van de gebruiker en ook het verbinden van opgaven in de vereiste gebiedsaanpak om projecten comfortabel, gezond en energieneutraal te maken.

Tot slot

Tot slot, de Kantoor vol Energie aanpak faciliteert een verandering in het proces en de project werkwijze door anders te gaan kijken naar de opgave, anders te waarderen, een ambitiegedreven uitvraag te stellen, excellent aanbod aan te jagen en een samenwerking te bewerkstelligen op basis van wederkerige afspraken en te realiseren toekomstige prestaties. De aanpak van Kantoor vol Energie richt zich daarbij niet (meer) alleen op CO2-reductie (energie) maar juist op wat van waarde is voor een gebruiker in relatie tot CO2 en daarmee de kosten en baten op gebouw-, bedrijfsmatig- en maatschappelijk niveau. Hierbij treden naast de abstracte termen van energie, klimaat en grondstoffen, gezondheid (vitaliteit en binnenklimaat), circulariteit, imago, schaduwkosten en maatschappelijke impact steeds meer op de voorgrond. We moeten willen veranderen! Inderdaad, if not us, then who?